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《第三十二次常務會議記錄(摘要)》

 
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大姑
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文章: 1381

發表發表於: 星期日 十月 19, 2008 5:46 pm    文章主題: 《第三十二次常務會議記錄(摘要)》 引言回覆

~copy from莞房~

帝豪花園業主籌委會_第三十二次常務會議記錄(摘要)
         帝豪花園業主籌委會

        《第三十二次常務會議記錄(摘要)》

日期:2008年10月5日

時間:上午10時20分至下午12時48分

會方代表:(主持)李先生及胡先生(記錄)

管理處代表(第二節):楊經理,(保安隊)蔡班長

現場出席人數:60多人

前言

(胡)在下大雨的天氣下,感謝在坐各業主的踴躍出席這次會議,對會方的支持。

(一)籌委會事務:(第一節)會務報告

(炳)獲工聯會代表邵建波先生通知,因有事邢未能出席此次會議,並向各業主致歉。

同時,工聯會送來一批「港人 內地生活小百科」的小冊子,讓會方分發予出席的業主,在會議後會作出安排。

1. 「成立帝豪花園業主委員會事宜」工作 中期報告、進度及其他有關報告

(進度及其他有關報告)

(炳)會方在9月12日已將「籌備組」申請相關的文件交至「開發商」(樟木頭房地產開發總公司),現正等待他們「蓋章」後,然後便把這些資料提交給房管局備案。但「開發商」至今仍未辦好,並先後兩次通過電話要求我們自己找「發展商」(裕緯)洽談此事。他們的繼續拖延,是會令到我方感到「成立業委會」是一件極度困難的事,最終是我們打消「申請」的念頭,繼而放棄我們的目標。

當然,我們不會這樣做,祇會繼續尋找不同途徑去爭取!如果「東莞市房管局」不配合,我們就會找「廣東省政府」有關單位尋求協助,或通過香港「中聯辦」等方面來幫忙。無論如何,我們會一直繼續這工作直至有結果為止。

為了配合「開發商」在8月12日「聽證會」中許下的承諾,在9月13及14日中秋節期間,籌委會為「成立帝豪花園業主委員會」工作經費舉辦「籌款日」,共籌得合共人民幣¥18,520元,距離2萬元的目標不遠。此乃得到很多熱心業主的大力支持及捐助,並有着一群作出無私奉獻的義工及「籌委會」成員們,在一連兩天中辛勞的成果,會方在此表示由衷心感謝!

其次,要多謝一位熱心的業主捐出了A4紙共5000張,A3紙1000張及3000個國內信封和1000個白信封,一大盒原子筆和螢光筆。二期也有熱心的女業主也捐出7500張A4紙和一些文具等。三期一業主捐出幼芯水筆約300枝。有意捐款或捐助物資的一些朋友,請與「籌委會」任何一位成員聯繫,以作出適當的安排。

在「成立業主委員會」工作程序方面,當會方收到「市房管局」發出的「回執」(批文)後,我們便可馬上展開工作,大約要在一到兩個月內舉行「首屆業主大會及選舉」。到時,我們需要很多義工幫忙。例如:(1)派發選票到每戶信箱;(2)收集選票及登記;(3)在香港打電話通知業主回來投票或寄回選票。在坐各位能抽出時間當義工的,請留下姓名、位址、聯絡電話和能當義工的時間,會方會與各位聯絡。

「業主大會及選舉」的安排是即場點票,在達到一半以上「同意」才算符合「成立業主委員會」的基本要求。在填寫選票時必須明確清晰地選擇「同意、反對、棄權」(只可選一項),而業主(聯名業主祇須一個代表即可)必須親自填寫及簽署才算有效。

「投票時間」。在召開「首屆業主大會及選舉」前,會方會通過網上公佈及發放有關資訊,並在帝豪花園內各個公巴車站拉橫幅及張貼有關消息,希望每位業主能把握時間盡早投票。如有業主的通信地址已更改,請即馬上通知管理處更正,以免郵遞錯失。

在這堙A我們要提醒一些(二手)業主最近買入帝豪花園房產,如果上手業主是未有房產證的,那麼你們可能沒有投票的權利,因為你的資料沒有在「市房管局」備案,在法律上可能不被承認!我們會把這些問題再行諮詢「市房管局」,要求解釋有關安排。

「成立業主委員會」實行小區自治是現行的國策,亦是政府給予業主用以維權的基石,也是小業主唯一能夠得到合法地爭取應有權利的途徑。因為有了合法的身份和地位,才能有效發揮監督管理公司的運作、實施和財政的合理分配等職能。所以,希望大家踴躍支持及配合「成立業主委員會」,不要放棄你們應有的權利!

「成立帝豪花園業主委員會事宜」工作 中期報告

(胡)會方自2006年1月成立及於2006年年底重組以來,最終的目標從來未有改變:

支持國策,為維護業主的共有權益,根據實際情況,通過和平、合法的方式,盡早成立業委會。

在成立初期,由於民生問題一直被受關注,例如:盜竊、裝修、停電等問題,(管理處)都未能有效解決。因此,在2006年第四季進行檢討,並確定「成立業主委員會」的迫切性。會方在同年年底進行重組,為「成立業主委員會」的工作訂下藍圖,盡早達成小區自治的維權目標。

要達到有效維權,首要條件是具有法定地位-「業主委員會」。其中必須要通過一定的法定程序:

諮詢業主意向及法定程序、草擬(草案)、提出申請、召開業主大會、投票表決、登記備案等。

在探討及執行的過程中,由於法制的未完善、「裕緯」及「管理處」的不支持,導致我們至今仍未能成立「業主委員會」。其中主要有兩大原因: (1) 在召集業主投票方面,由於帝豪花園的業主大多數是以度假為主,會方在聯絡各業主的途徑有限。在事前未有充足的準備下而開展法定申請程序,極可能導致「失敗」的結果。(2) 在提出申請的程序上,法律規定必須有「開發商」的參與。而現時「開發商」則利用這部份的規定,採取拖延(不配合)的手段,導致我們未能順利進行(程序)「成立業主委員會」的工作。

會方為了履行承諾,增加工作的透明度,同時避免各業主對成立「業主委員會」的工作產生不必要的推測或誤會。因此,決定編製了這份報告,並決定在第32次常務會議中公佈。有關工作過程摘要(重點)如下:

(下述記錄並未包括會方數十次的小組會議、內務會議及特別會議、諮詢律師意見及其他團體。)

2007年2月

成立「籌備工作組」,並展開搜集有關資料及制訂相關計劃。每月通過常務會議,向開發商及管理處發出要求,共同商討成立「帝豪花園業主委員會」工作。 這工作一直維持至同年8月份。

2007年6月

展開諮詢成立「帝豪花園業主委員會」的「意向」工作,並向全體業主發出「意向書」。截至12月,共收回1800多份「同意」的「意向書」。

2007年9月12日、12月20日及26日,2008年5月2日及19日

前後共5次向「開發商」發出邀請信函(包括由管理處轉交及直接送違),要求共同商討成立「帝豪花園業主委員會」事宜。但結果是完全得不到任何回應。

2007年11月

發出 參與成立「帝豪花園業主委員會」工作及有意成為業主委員會候選委員的公告,並開展經費募捐工作。

2007年12月

會方代表到訪「市物協會」,諮詢希關成立「帝豪花園業主委員會」事宜及尋求解決「開發商不配合」的有效方案。同時提交了一份要求協助的信函給予「市房管局」。

2008年1月

公佈「籌委會」成員、核心成員及工作成員名單。

2008年4月11日,4月14日

會方代表到訪「信訪局」、「房管局」及「建設局」,立案投訴在成立「帝豪花園業主委員會」工作上「開發商不配合」。 4月14日向「建設局」傳遞3份送達「開發商」的邀請函件副本。

2008年4月29日,4月30日

獲「建設局」通知,投訴「開發商不配合」個案已決定交由「房管局」主管處理。

2008年5月6日

獲「房管局」通知,經有關領導會議後決定,我方可按程序向「市物協會」提交「業主方」申請文件,而涉及「開發商方」的事宜,則由當局全權負責解決。

2008年5月30日

會方以傳真通知「房管局」,表達「首次業主大會」日期暫定於7月27日舉行。

2008年6月16日

會方按「房管局」要求,將有關申請文件,遞交至「東莞市物業管理協會」。

2008年7月14日

經多次向「房管局」查詢,局方稱,由於我方申請仍欠缺「開發商方」的資料及蓋章,因此被擱置、無跟進或處理。這安排實與5月6日作出的承諾相違背,亦導致「業主大會」必須延期。

2008年7月21日

再次到訪「房管局」了解情況及再次遞交信函,說明已按指示提交了有關申請文件,並要求依法辦理我方的申請。局方同意於數天內發出公函,要求「開發商」於15天內答覆為何「不配合」。同時確認「開發商」(建設單位)應為「樟木頭房地產開發總公司」。另外,局方不是「開發商」的上級,無權指示他們做事,他們的上級是「建設局」。

再次到訪「建設局」,要求局方與「房管局」協同處理我方的申請,但建議未被接納。

再次到訪「信訪局」要求當局出面協調有關兩局的「協同處理」的建議。當局同意在一、兩天內向行政單位發出「督辦函」要求作出適當辦理。

前往「市規劃局」要求取得「帝豪花園」全區域及周邊「規劃圖及有關資料」,目的是「可清楚顯示公用部份」的位置及須要承擔的相關責任。 結果,祇有第三期部份資料。

8月7日,8月12日

7日。「房管局」通知,獲回覆,可於8月12日早上於「開發商」辦事處舉行「聽證會」。

12日。會方派出6人代表於上午10時出席在「開發商」辦事處舉行的「聽證會」。

我方在會上獲得一份「開發商」於日前致「東莞市房管局」的覆函,內容是辨解「不配合」的理據。我方在初步閱後的感受是強詞奪理、堆砌辨解。 但在會上,「開發商」承諾他們是「會配合有關工作」的。 「房管局」要求我方重新進行申請,並要求「開發商」全權負責提交申請文件事宜,要我方再做一份申請文件給予「開發商」,並由他們補充其他資料後再向「房管局」遞交。 同時聲明,關於成立「業主委員會」的一切費用,必須由業主自行籌集,不可由管理費支付。 而「裕緯」代表「管理處」楊經理表示,「裕緯」的態度是「不反對,不支持。」

8月26日

會方向「房管局」以傳真發出「澄清聲明」,以回應「開發商」於日前給予「房管局」的覆函。要求當局就雙方陳述的內容進行調查。在「成立籌備組」申請工作方面,要求當局委派專人跟進這事項。目的是避免「申請」進度被「開發商」刻意拖延。

8月31日,「內務會議」

由於「開發商」在8月12日作出「配合有關工作」的承諾,因此,按照計劃,預算在12月底舉行「首屆業主大會」。決定在9月13~14日舉行「經費募捐」活動,目標是兩萬元,用以支付「首屆業主大會」有關的支出,包括印刷、郵費、其他用品等。

9月12日

我方按「房管局」指示,把有關「籌備組申請」的文件交予「開發商」,其代表簽收了有關文件。

9月13日、14日,「籌款日」

會方在花園內各車站設立「經費募捐」站點,收集捐款。籌得合共人民幣約¥18520元。

9月24日、27日、28日

「開發商」數次來電要求我方直接找「裕緯」(裕緯發展有限公司),要求派出所兩名代表。而我方表示「裕緯」一直以來都「不配合」,應由他們直接作出適當安排。

「開發商」代表曾表示在這段期間很忙(為巡查消防工作),沒空處理有關「申請」文件。

9月28日,「內務會議」

就「籌備組申請」事宜進度一再被拖延,決定把投訴層次提升及擴大,務求早日取得「回執」(批文)以便開展籌備業主委員會選舉大會的工作。

同時,就此事為免各業主對會方產生誤解(為何遲遲仍未舉行首屆業主大會?),決定在(10月5日)第32次常務會議中,作有關工作的「中期報告」。向各業主說明「籌備組申請」事宜進度一再被拖延的過程及收集有效解決方案的建議。

9月30日

收到「房管局」(8月22日發出)覆函「東房信﹝2008﹞26號」。 主要內容是通知我方,「樟木頭房地產開發公司已同意派出一到兩個人到籌備組當中,協助業主大會籌備事宜。」

整體而論,事情共經過20個月,多次走訪5個行政部門(單位)、「開發商」、「管理處」、律師事務所及多個民間團體,數十次的小組會議、二十次的內務會議及數次的特別會議,如今進度再次滯留在「開發商」的環節上。 (事實上)「開發商」一次、再次採取「不配合」的態度,刻意拖延,為我們在成立「業主委員會」的工作過程中設置障礙,一再拖延我們合法的進程。而會方亦預期同類事件將會繼續發生。

各業主可從此得知,能夠達成有效維權的道路是漫長及充滿困難的。成功成立「業主委員會」是業主維權的第一步,亦是正式展開工作的始點。一旦「成功」,維權身份被確立,到時真正可以「業主的事情,由業主決定」,脫離「業主的事情,由開發商決定」的日子。「睦鄰友好,和諧社區」的目標將有望達成。

困難是必然存在的,亦是涉及多方面的,祇要各業主團結一致,以信心及行動給予「籌委會」支持,會方定必全力以赴,務求早日完成「成立業主委員會」的目標,建立業主維權的基石。

現時會方正積極探討解決「開發商不配合」問題的有效方案及為籌備「成立業主委員會」的前期工作忙個不停,其中包括編製文件、籌募經費、聯絡業主、廣泛宣傳、實務參考等。

成立「業主委員會」的工作是涉及多個重要環節的,以「籌委會」的有限人手(參與工作的人員),加上「管理處」的不支持的態度下,是導致人手非常缺乏的主要原因。 為免在正式執行有關工作時,因缺乏人手而導致「失誤」,因此,會方誠意向各業主發出呼籲,團結一致,共同成就這「大事」,加入會方「義務工作人員」的行列,參與共同維權工作。

(二)管理處及保安事務:(第二節)(11:23)

1. 保安事宜(蔡班長)

1) 保安隊已於近期嚴格執行查證工作,如有保安員未按規定,隊方會嚴肅處理,呼籲各業主監督。 (炳)為減少保安隊與業主產生不必要的誤會及配合加強花園內治安水平,希望業主或住戶配合保安隊查證的工作,在上車前主動出示證件。

2) 持有「住戶證」的,請留意有效期限,在到期前盡快續辦,免在出入時帶來不便,過期的「住戶證」是會被沒收的。 (炳)最近,有一往戶被沒收了過期的「住戶證」,在不服下,把保安的對講機搶走拿回家,結果需要派出所來調解。如果依期續證這些事情就不會發生!

3) 現行的「無證」安排是:家中有人的,在確認後予以放行;家中無人的,在向管理處確認後予以放行;在晚上,先行記錄身份證,由保安員培同到上址,由當事人在房中取出可證明身份物品,在確認後予以放行。 日前,約於零晨1時多,有一業主與數位朋友回來,因為沒帶備證件關係,而家中亦無人回應,並強行衝入花園內,結果事情擾讓一番後才得到解決。

4) 曾有「訪客」以別的業主名義,在獲得放行後,該「訪客」並沒有真正到訪原址的業主,反而到訪別的業主。這類事件的發生,導致後者業主誤會保安隊未有嚴格執行查證工作。

另由於嚴格執行查證工作,有個別業主表示,有如住在監獄中。但不管如何,查證是保安隊的職責,是為了保障花園內的安全,希望各業主及住戶支持保安隊的工作。

(楊)曾見有保安員執行查證工作時被個別業主謾罵。希望各業主及住戶配合保安隊的工作。

5) 9月16日晚上7時許,三期別墅區發現有小偷,並當場抓獲1人,有4人逃逸,據查證該團伙分工明細,是從工地方進來做案的。花園周邊之間的圍欄有很多缺口,現正要求管理處要盡快把缺口封閉以免同類事件再發生。

6) 在明都車站的候車座椅經常被人佔用的問題,由於社會人士較多,管理困難,現已加強勸導。

7) 關於固定的保安崗亭位置、崗亭編號和緊急聯絡電話等的安排建議,已向管理處提交意見。

8) 花園內的泊車問題,保安員已盡量引導車主靠一邊停車,以維持車道暢通。

(胡)現時的保安隊伍的效益已比過去的隊伍為高。保安隊的工作程序是為保障花園的安全而制訂的。 在保安隊報告有關查證工作程序後,覺得安排是足夠的,希望各位支持及配合。

(現場出席者提問及建議)

1) 曾見有車主不滿查證,而把車輛停在車道中央,堵塞車道,嚴重影響花園內交通。

(保)這事是上月發生的,經保安員解釋後仍未能解決,事件最終交由派出所處理。

(三)房產證(楊代表回應)

在9月29日收到(第二批)確權通知,公司須提交該部份的圖紙及查帳表,在完成這程序後,管理處會通知各有關業主簽署及辦理房產證。

(四)房契稅發票(楊代表回應)

已通知「發展商」要求發回「房契稅發票 業主聯」,「發展商」會個別通知及逐步進行。

(五)帝豪公交專線(楊代表回應)

1) 公汽在營運時有使用花園內的道路,會要求公汽負責分擔部份有關車道維修費用。

2) 現時車輛殘舊、噴黑煙及波箱失靈等,欠缺定期維修及保養,會要求公汽進行有關維修。

3) 曾有司機常與乘客發生口角,並以停駛發洩不滿,態度惡劣。管理處會要求公汽加強培訓。

4) 關於有司機在中途落客的事情,管理處會向公汽反映情況。

5) 關於公交專線的服務時間,會要求公汽發出有關通告及於假日及之前加班配合需求。

6) 公汽要求每次換零錢為¥1萬元,但由於管理處備用金不足,因此,會交回公汽自行安排。

(炳)由於原村巴已取消服務,現公汽又不再提供花園內免費乘車,這都違反與業主的承諾。要求以減管理費或重開花園內免費穿梭巴士服務。

(六)管理處事務(楊回應)

1) 「發展商」已要求財務部於10月15日前,遞交2007年度全年管理費收支表。

2) 明都車站的水坑已用水泥填平,但質量很差,管理處會跟進這事,要求當局做好工作。

3) 由於廣告公司製作錯誤,原定200多份的「緊急聯繫電話表」需要重新製作。

4) 位於三期別墅旁的廢物回收站所產生的衛生問題,由於之前沒有要求遷離,祇針對衛生問題,因此,當局並未有撤離廢物回收站的安排。管理處會要求當局撤離該廢物回收站。

(炳)根據規定,廢物回收站是要須與民居有一段距離的。

5) 關於花園內部分公園設施損壞,例如:滑梯、鞦韆、及部份運動器材。其中部份設施產生噪音;在部份公園的小水池,因水不流動而水質變壞、滋生蚊虫、每逢下雨便聞到一股難聞的臭味等問題,管理處會即時進行處理。

6) 監控系統CCTV修復問題,由於再產生相關費用,管理處會處理及要求下星期內投入運作。

7) 管理處已採購了30多個新型垃圾桶,會於下星期開始更換,需時約2、3天完成。

8) 部份公園及公用地方仍存在電線外露的問題,管理處會加強檢查及維修工作。

9) 在9月12日晚上約10:15分及9月26日凌晨約3時,三期部份單位發生停電事件,但由於管理處在事前沒有收到供電所通知,因此,未能及時發出通告。

(現場出席者提問及建議)

1) 一期某洋房A座全幢有2個月沒有供電,管理處要收取¥2000元復修費,希望能減費。

(楊)會再行商討該費用。

2) 在管理事務上,管理處不可祇是回應跟進,而沒有計劃期限(時間表)。

3) 三期別墅區部份單位曾於近期受到雷擊影響,導致多戶的電器損毀,要求檢查避雷設備。

(楊)要求已通報關經理,並建議由市的事業單位協助處理。

                 ─ 完 ─
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